Das Preismodell an Ihr Faxverhalten anpassen
Die meisten Tarife fassen gesendete und empfangene Seiten zu einem gemeinsamen Monatskontingent zusammen; einige wenige wie MyFax trennen sie in separate Töpfe, die sich nie ausgleichen. Achten Sie auf den Preis pro Extraseite genauso wie auf den Grundpreis — ein günstiger Tarif mit 20 Cent je Zusatzseite kann teurer werden als ein teurerer mit 3 Cent. Die Jahresabrechnung spart meist 15 bis 40 Prozent.
Zuerst den echten Seitenbedarf schätzen
Der größte Fehler ist, zu hoch zu schätzen. Zählen Sie beide Richtungen — gesendete und empfangene Seiten samt Deckblättern und eingehendem Werbemüll — und mitteln Sie über zwei oder drei Monate statt über einen besonders vollen. Lassen Sie diese Zahl anschließend durch den Preisrechner laufen: Der niedrigste Listenpreis gewinnt selten, sobald die Zusatzkosten eingerechnet sind.
Compliance: HIPAA verlangt einen unterzeichneten BAA
Wer mit Patientenakten umgeht, für den zählt rechtlich nur ein unterzeichneter Business-Associate-Agreement (BAA) — Verschlüsselung allein reicht nicht. SRFax unterzeichnet einen ab 13,65 Dollar im Monat, Documo legt ihn jedem Tarif bei. Vorsicht bei Diensten, die ohne unterschriebenen BAA nur mit „HIPAA-freundlich“ werben, etwa CocoFax; bei deutschen Daten achten Sie auf DSGVO-Konformität und einen AV-Vertrag nach EU-Recht.
Nummern und internationale Reichweite
Senden und Empfangen sind zweierlei. Fast jeder Dienst sendet weltweit, auch nach Deutschland — die eigentliche Frage ist die lokale Eingangsnummer. Eine deutsche Ortsnummer vergeben in unserem Vergleich nur Fax.Plus und eFax. Andere wie CocoFax, iFax oder Nextiva vFax senden zwar nach Deutschland, aber mit einer US-Nummer statt einer deutschen. Müssen Sie auf einer deutschen Leitung empfangen, nehmen Sie Fax.Plus oder eFax; genügt reines Senden, reicht ein günstigerer Anbieter.
Apps, Integrationen und die API
Wer vom Handy faxt, sollte auf eine echte native App achten: Fax.Plus und iFax führen hier, während SRFax und Dropbox Fax nur im Browser laufen. Wer Fax automatisieren will, prüft die Unterstützung von API und Webhooks und in welchem Tarif sie freigeschaltet wird — meist im mittleren oder oberen. Nützliche Extras sind Drucken-als-Fax vom Desktop und der Versand direkt aus Google Docs.
Das Kleingedruckte vor dem Abschluss lesen
Der Grundpreis ist selten die ganze Wahrheit. Achten Sie auf Einrichtungsgebühren, Aufschläge für gebührenfreie Nummern und darauf, ob ein niedriger Tarif an eine jährliche Vorauszahlung gebunden ist. Prüfen Sie die Kündigungsbedingungen und durchlaufen Sie einen vollständigen Testzeitraum, bevor Sie sich ein Jahr binden — ob Faxe zuverlässig an Ihren wichtigen Zielen ankommen, verrät kein Preisblatt.
