Die Preisseite eines Faxanbieters ist eine Kunstform für sich. Die 4,99 Dollar stehen in fetter Schrift ganz oben; die Bedingungen, die daraus 12 oder 18 Dollar machen, verteilen sich auf eine Fußnote, den Bezahlvorgang und einen Hilfeartikel, den niemand liest. Wir haben für unsere Vergleichsdatenbank sämtliche zehn Anbieter durchgerechnet — und dabei immer wieder dieselben sechs Gebührenarten gefunden, die am Ende tatsächlich auf der Rechnung landen.
Das Gute daran: Jede dieser Gebühren lässt sich mit einer einzigen, konkreten Frage vor Vertragsschluss entschärfen. Hier sind alle sechs — mit den Zahlen aus unserer Datenbank und der Frage, die Sie dem Anbieter stellen sollten, bevor Sie unterschreiben. Sämtliche Preise verstehen sich in US-Dollar, denn fast alle Anbieter rechnen so ab, auch bei deutschen Nummern.
1. Die Einrichtungsgebühr
Der Klassiker, der so tut, als gäbe es etwas einzurichten. eFax hat über Jahre eine einmalige Einrichtungsgebühr von 10 Dollar verlangt — fällig vor allem bei monatlicher Zahlweise, im Jahresabo dagegen stillschweigend erlassen. In den aktuellen Personal- und Business-Tarifen weist eFax keine Einrichtungsgebühr mehr aus, aber Altverträge trugen sie sehr wohl, und andere Anbieter blenden sie nach Ablauf einer Aktion gern wieder ein. Für Sie ist das reine Marge: Ein Server-Eintrag kostet niemanden 10 Dollar.
Die entschärfende Frage: Fällt bei der Anmeldung eine einmalige Gebühr an, und entfällt sie im Jahresabo?
2. Der Zusatzseiten-Preis
Die leiseste und zugleich teuerste Stellschraube der Branche. Jeder Tarif enthält ein monatliches Seitenkontingent — was darüber hinausgeht, kostet extra, und die Spanne ist enorm:
| Anbieter (Tarif) | Preis pro Zusatzseite |
|---|---|
| Nextiva vFax, MetroFax | 3 Cent |
| Dropbox Fax, SRFax | 5 Cent |
| eFax Business, Fax.Plus Premium | 7 Cent |
| eFax Personal, MyFax, Fax.Plus Basic | 10 Cent |
| Documo Solo | 15 Cent |
| CocoFax Lite | 20 Cent |
Der Unterschied zwischen 3 und 20 Cent klingt nach Kleingeld — bis Sie ihn hochrechnen. Wer sein Kontingent Monat für Monat um 100 Seiten überzieht, zahlt bei Nextiva 3 Dollar extra, bei CocoFax Lite dagegen 20 Dollar. Über ein Jahr sind das 36 gegen 240 Dollar — mehr als der komplette Grundpreis vieler Tarife. Achten Sie außerdem darauf, ob Senden und Empfangen aus einem gemeinsamen Topf laufen (kulant) oder getrennt gezählt werden. MyFax etwa trennt strikt: 100 Sende- plus 100 Empfangsseiten, und ungenutzte Empfangsseiten decken niemals ein zusätzlich gesendetes Dokument ab. Eingehende Werbefaxe fressen dort sogar Ihr Empfangskontingent.
Die entschärfende Frage: Was kostet jede Seite über dem Kontingent, laufen Senden und Empfangen aus einem Topf, und wird der Zähler monatlich zurückgesetzt?
3. Der Aufschlag für gebührenfreie Nummern
Eine Ortsnummer ist in jedem Tarif enthalten, den wir führen — für deutsche Nutzer heißt das: eine deutsche Faxnummer, sofern der Anbieter Deutschland überhaupt bedient. Das tun aus unserer Liste Fax.Plus, CocoFax und eFax; die US-Preisbrecher Nextiva vFax, MetroFax und SRFax dagegen nicht. Gebührenfreie Nummern im 0800-Stil kosten fast überall 5 bis 10 Dollar monatlich extra, Wunschnummern noch mehr. Für den deutschen Alltag — Behörde, Kanzlei, Steuerberater, Arztpraxis — ist eine gebührenfreie Nummer meist reine Dekoration. Bezahlen Sie sie nur, wenn Ihre Absender sie wirklich erwarten.
Die entschärfende Frage: Welche Nummerntypen sind zum Tarifpreis enthalten, und kostet die gebührenfreie Variante extra?
4. Der Monats-Aufschlag
Kein Anbieter nennt es so, aber die monatliche Zahlweise ist ein Aufpreis für Flexibilität, die Sie nach dem ersten Monat kaum brauchen. Das Jahresabo ist durchweg 15 bis 40 Prozent günstiger. Die krasseste Lücke in unserer Datenbank hält CocoFax: Der Lite-Tarif verdoppelt sich von 4,99 Dollar im Jahresabo auf 9,99 Dollar bei monatlicher Zahlung. Fax.Plus schenkt Jahreskunden faktisch drei Gratismonate — Basic kostet monatlich 9,33, im Jahresabo umgerechnet 6,99 Dollar. Nextiva gewährt 20 Prozent Rabatt fürs Jahr, aus 9,95 werden 7,95 Dollar.
Der ehrliche Test ist keine Frage an den Anbieter, sondern an sich selbst: Werden Sie in sechs Monaten noch faxen? Bei Behörden- und Kanzleiverkehr lautet die Antwort fast immer ja — dann ist das Jahresabo die richtige Wahl. Nur eben erst nach einem Testmonat, um Zustellung und deutsche Nummer zu prüfen.
Die entschärfende Frage: Ehrlich an sich selbst — brauche ich die monatliche Kündbarkeit wirklich, oder verschenke ich nur ein Drittel des Preises?
5. Die Portierungskosten
Wollen Sie eine bestehende Faxnummer mitnehmen, kann das eine einmalige Gebühr auslösen — und die spannende Richtung ist nicht der Einzug, sondern der Auszug. Die meisten großen Anbieter portieren Nummern kostenlos herein; wer sich schriftlich auch zum kostenlosen Herausportieren verpflichtet, ist seltener. Bei Fax.Plus etwa schaltet erst der Premium-Tarif die Nummernportierung frei — im günstigen Basic ist sie nicht vorgesehen. Diese Portierungskosten sind Ihre Ausstiegskosten: Sie bestimmen, wie teuer ein späterer Anbieterwechsel wird. Klären Sie das, solange Sie noch Verhandlungsmacht haben, nämlich vor der Unterschrift.
Die entschärfende Frage: Was kostet es, meine Nummer hereinzuportieren — und was kostet es, sie mitzunehmen, wenn ich kündige?
6. Die Altvertrags-Falle
Die hinterhältigste Gebühr taucht auf keiner Rechnung als Posten auf. Anbieter bringen für Neukunden bessere Tarife heraus und lassen Bestandskunden auf den alten Konditionen sitzen — unbegrenzt, ohne Hinweis. Wir sehen regelmäßig Leser, die noch 16,95 Dollar zahlen, während der heutige Katalog-Zwilling ihres Tarifs 9,95 kostet. Nichts im Produkt erinnert Sie daran, nachzurechnen.
Die entschärfende Frage: stellen Sie sie einmal im Jahr Ihrer eigenen Rechnung. Vergleichen Sie sie mit der aktuellen Preisseite des Anbieters und mit unserem Anbietervergleich. Einen Commodity-Vertrag wie Online-Fax alle ein bis zwei Jahre neu auszuschreiben, sind die lohnendsten fünf Minuten in dieser ganzen Produktkategorie.
Rechenbeispiel: die Steuerkanzlei, die knapp kalkuliert
Eine Kanzlei faxt rund 300 Seiten im Monat und braucht eine deutsche Nummer. Naheliegend wäre der bekannte Name eFax: Der Personal-Tarif kostet 18,99 Dollar für 200 Seiten. Nur reichen 200 Seiten nicht — die 100 Mehrseiten kosten je 10 Cent, macht 10 Dollar obendrauf, in Summe rund 29 Dollar im Monat oder 348 im Jahr.
Fax.Plus Premium bietet 500 gepoolte Seiten für 13,99 Dollar im Jahresabo. Die 300 Seiten passen mit Puffer, es fällt kein einziger Zusatzcent an: 168 Dollar im Jahr. Derselbe Bedarf, dieselbe deutsche Nummer, weniger als die Hälfte — der Unterschied steckt komplett in den beiden Gebühren, über die niemand spricht, dem Kontingentzuschnitt und dem Zusatzseiten-Preis. Wer stattdessen jede Seite genau gegen sein echtes Volumen prüfen will, schickt die Tarife durch unseren Faxkosten-Rechner.
Die deutsche Zusatzfrage: Datenschutz
Eine Gebühr, die US-Ratgeber übersehen: In Deutschland kostet ein Anbieter ohne sauberen Datenschutz Sie im Zweifel weit mehr als 10 Dollar Einrichtung. Seriöse Dienste verschlüsseln Übertragung und Speicherung und stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO bereit. Fragen Sie danach, bevor Sie faxen — bei Gesundheits-, Mandanten- oder Personaldaten ist das Pflicht, nicht Kür. Was DSGVO-konformes Faxen konkret verlangt, haben wir im Datenschutz-Leitfaden aufgeschlüsselt. Und wer ein knappes Budget mit echter Compliance verbinden will, findet die Kandidaten unter den günstigen Online-Faxdiensten und in unserem Überblick zu Fax-Preisen für Kanzleien.
Die Checkliste für eine saubere Rechnung
Bevor Sie irgendwo unterschreiben, holen Sie sich schriftliche Antworten (ein Screenshot des Bezahlvorgangs zählt) auf:
- Gesamtbetrag heute im Checkout, inklusive etwaiger Einrichtungsgebühr
- Monatspreis nach Ablauf jeder Aktion
- Enthaltene Seiten, gepoolt oder getrennt, und der Zusatzseiten-Preis
- Enthaltener Nummerntyp — deutsche Nummer? gebührenfrei extra?
- Kosten fürs Herein- und Herausportieren
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO vorhanden?
Jeder Anbieter in unserem Vergleich hat diese Zahlen im Profil — genau dafür gibt es die Seite. Einen guten Überblick über die Gesamtkosten liefert außerdem unser Ratgeber Was kostet Online-Fax wirklich?. Die Faxbranche setzt darauf, dass Sie nicht nachrechnen. Enttäuschen Sie sie.