Das Finanzamt will ein Formular „per Fax”, die Versicherung besteht auf einer Faxnummer für die Kündigung — und das letzte Faxgerät Ihres Lebens steht seit Jahren auf keinem Schreibtisch mehr. Die gute Nachricht: Sie brauchen auch keines. Ein Fax ist heute eine PDF-Datei, die über einen Online-Dienst ins Telefonnetz übersetzt wird.
So funktioniert es, in drei Varianten.
Variante 1: Per Browser (der Normalfall)
- Konto anlegen. Bei einem Online-Faxdienst registrieren — für Einzelfaxe reicht das Gratis-Kontingent von Fax.Plus (10 Seiten, ohne Kreditkarte).
- Dokument hochladen. PDF, Word-Datei oder Foto; der Dienst wandelt automatisch um.
- Empfängernummer eintragen. Im Format +49 30 12345678. Optional Deckblatt ergänzen.
- Senden und Bestätigung abwarten. Nach wenigen Minuten kommt der Sendebericht — aufheben, er ist Ihr Zustellnachweis.
Der Empfänger merkt keinen Unterschied: Bei ihm rattert ein ganz gewöhnliches Fax aus dem Gerät.
Variante 2: Per E-Mail
Fast alle Dienste unterstützen E-Mail-zu-Fax: Sie schicken eine E-Mail mit PDF-Anhang an empfängernummer@anbieterdomain, der Dienst faxt den Anhang zu. Praktisch für alle, die Kollegen zum Faxen befähigen wollen, ohne ein neues Tool einzuführen — der Posteingang wird zur Faxzentrale, eingehende Faxe landen als PDF im Postfach.
Variante 3: Per Smartphone-App
Fax.Plus, iFax und Co. bieten Apps, die Dokumente mit der Kamera abfotografieren, automatisch zuschneiden, begradigen und versenden. Für das klassische „unterschreiben und zurückfaxen” die schnellste Lösung: ausdrucken entfällt, unterschrieben wird direkt auf dem Display.
Und der Empfang?
Zum Empfangen brauchen Sie eine eigene Faxnummer — und die gibt es dauerhaft nur im Bezahltarif (ab knapp 5 Dollar im Monat). Eine deutsche Ortsnetznummer vergeben Anbieter wie Fax.Plus oder eFax. Eingehende Faxe kommen als PDF per E-Mail oder in der App an.
Der günstigste Einstieg ist CocoFax: Der Lite-Tarif kostet im Jahresabo 4,99 Dollar monatlich und enthält eine echte Empfangsnummer in den USA oder Kanada — eine deutsche Vorwahl bietet CocoFax nicht, dafür aber günstigen Versand in über 180 Länder. Wer nur ein einzelnes erwartetes Fax empfangen muss, bucht einen Monat, kündigt danach und zahlt einmalig 9,99 Dollar.
Was kostet der Spaß?
| Bedarf | Lösung | Kosten |
|---|---|---|
| Einzelnes Fax senden | Gratis-Kontingent (Fax.Plus) | 0 $ |
| Gelegentlich senden | Einstiegstarif | ab ca. 5 $/Monat |
| Senden + deutsche Empfangsnummer | Basistarif mit DE-Nummer | 6–10 $/Monat |
| Büroalltag mit Volumen | Volumentarif | 8–15 $/Monat |
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Drei Stolperfallen
Fax-Apps aus dem App-Store-Ranking. Viele „kostenlose” Fax-Apps rechnen über teure In-App-Käufe pro Seite ab — deutlich teurer als jeder seriöse Dienst. Bleiben Sie bei Anbietern mit transparenter Tarifseite.
Der fehlende Sendebericht. Gegenüber Behörden zählt der Nachweis. Nutzen Sie Dienste mit Sendebestätigung und archivieren Sie diese zusammen mit dem Dokument.
Sensible Daten über Gratisdienste. Für Gesundheits- oder Finanzdaten gehört ein Anbieter mit Verschlüsselung und Auftragsverarbeitungsvertrag her — beim werbefinanzierten Gratis-Faxportal ohne Impressum haben solche Dokumente nichts verloren.
Faxen ohne Faxgerät ist 2026 der Normalfall, nicht die Ausnahme. Die einzige echte Entscheidung ist die Anbieterwahl — und dafür gibt es unseren Rechner.