Die unbequeme Nachricht zuerst: Faxtarife, die wirklich „unbegrenzt” sind, gibt es 2026 praktisch nicht mehr. Was die Anbieter weiterhin so bewerben, ist ein großzügiges Seitenkontingent – irgendwo zwischen 1.000 und 6.000 Seiten pro Monat – verpackt in eine Fair-Use-Formulierung, mit einem Preis pro Seite, sobald Sie die Marke reißen. Wer „unlimited” liest und dann die Vertragsbedingungen aufschlägt, findet dort die Grenze. Diese Seite ist für Sie, wenn Sie viel faxen und trotzdem keine Überraschung auf der Rechnung wollen: was die großen Kontingente tatsächlich abdecken, wo die Kipppunkte liegen und – für den deutschen Markt entscheidend – welche Anbieter dabei überhaupt eine deutsche Nummer vergeben.
Kein Grund zur Panik: Für die allermeisten Büros verhält sich ein Kontingent von 3.000 Seiten wie unendlich viel. MetroFax Professional bietet genau das für 31,63 Dollar im Monat, und die meisten Kanzleien, Praxen und Behördenstellen, die glauben, „ständig” zu faxen, landen beim Nachzählen zwischen 400 und 1.500 Seiten. Alle Preise hier stehen in US-Dollar – die Anbieter rechnen so ab, und wir geben die Beträge exakt wieder.
Was „unlimited” auf einem Faxtarif wirklich bedeutet
Hinter dem Wort verstecken sich drei Dinge. Erstens das Kontingent – die Seiten, die vor jedem Aufpreis enthalten sind. Zweitens der Preis pro Zusatzseite, falls der Tarif überhaupt eine Überschreitung abrechnet. Drittens eine Fair-Use-Klausel, die genau das verbietet, was „unbegrenzt” suggerieren würde: den massenhaften Werbeversand. Sobald Sie diese drei trennen, lautet die Kauffrage nicht mehr „Ist es unbegrenzt?”, sondern: Wie viele Seiten bekomme ich, zu welchem Preis, und was passiert im Monat mit viel Verkehr?
Der Markt spaltet sich in zwei Philosophien. Die Mehrheit rechnet Überschreitungen ab: MetroFax und Nextiva vFax verlangen 3 Cent pro Seite über dem Kontingent, SRFax 5 Cent. Eine Minderheit arbeitet mit harten Obergrenzen – iFax berechnet nie eine Zusatzseite, also warten Sie am Limit auf den Monatswechsel oder wechseln den Tarif. Keiner der Wege ist grundsätzlich besser: Der eine schützt vor einer schlechten Schätzung, der andere vor einem überraschenden Posten. Welchen Sie wollen, hängt davon ab, ob Ihr Volumen gleichmäßig läuft oder in Spitzen ausschlägt.
Der Haken für den deutschen Markt: die Faxnummer
Bevor Sie auf Seiten pro Dollar optimieren, klären Sie eine Frage, die für Behörden, Kanzleien und Praxen in Deutschland oft alles entscheidet: Brauchen Sie eine deutsche Ortsnummer? Denn genau hier verlieren die Volumen-Sieger ihren Reiz. MetroFax, Nextiva vFax und SRFax vergeben ausschließlich Nummern in den USA und Kanada. Für einen Empfänger, der sein Fax an eine deutsche Vorwahl schicken soll – ein Amt, ein Gericht, eine Kassenärztliche Vereinigung – fallen diese Anbieter damit schlicht aus.
Wer eine echte deutsche Faxnummer will, hat drei ernstzunehmende Namen: Fax.Plus mit Ortsnummern in Deutschland und rund 190 weiteren Ländern, CocoFax als günstige Alternative und eFax als teuren Platzhirsch. Die Krux: Deren größte Tarife enden bei überschaubaren Kontingenten – Fax.Plus Business bietet 1.000 Seiten für 27,99 Dollar, CocoFax Business 1.200 Seiten für 24,99 Dollar. Einen nativen deutschen Anschluss mit echtem Vielfax-Kontingent im Bereich 3.000 Seiten gibt es am Markt derzeit nicht. Sie wählen also zwischen deutscher Nummer und maximalem Volumen – beides zusammen ist die Lücke, die kein Anbieter füllt.
Die größten Kontingente pro Dollar
Wenn Sie keine deutsche Nummer und keine Compliance brauchen, ist die Wertetabelle kurz und wird von zwei Namen beherrscht. MetroFax legt vor: 550 Seiten für 9,96 Dollar im Essential, 1.050 Seiten für 12,46 Dollar im Best Value und 3.000 Seiten für 31,63 Dollar im Professional – alles im Jahresabo, alles mit pauschalen 3 Cent Aufpreis und ohne Einrichtungsgebühr. Nextiva vFax läuft direkt daneben: 500 Seiten für 7,95 Dollar im Essential, 1.000 Seiten für 13,95 Dollar im Professional, ebenfalls 3 Cent Aufpreis – mit dem angenehmen Detail, dass fehlgeschlagene Faxe nicht auf das Kontingent angerechnet werden. Beim Faxen an betagte Empfangsgeräte, die Verbindungen abwerfen, ist das im großen Stil bares Geld wert.
An der Spitze des unregulierten Markts ist damit fast alles gesagt. MetroFax und Nextiva vFax tauschen je nach Ihrer genauen Seitenzahl die Führung, und der Stichentscheid fällt meist auf das Kontingent, das knapp über Ihrem echten Volumen liegt. Alles andere – Fax.Plus Business mit 1.000 Seiten für 27,99 Dollar, CocoFax Business mit 1.200 Seiten für 24,99 Dollar, Dropbox Small Business mit 1.000 Seiten für 39,99 Dollar – kostet spürbar mehr pro Seite als diese zwei.
Rechenbeispiel: 2.000 Seiten im Monat
Nehmen wir eine Steuerkanzlei, die pro Monat rund 2.000 Seiten sendet und empfängt zusammen. Hier wird die Frage „Tarif darüber oder darunter?” konkret, gerechnet mit MetroFax’ eigener Staffelung:
- Best Value (1.050 Seiten, 12,46 Dollar) plus Aufpreis: 950 Zusatzseiten × 3 Cent = 28,50 Dollar, macht in Summe 40,96 Dollar.
- Professional (3.000 Seiten, 31,63 Dollar) pauschal: Sie bleiben klar unter der Grenze, zahlen also 31,63 Dollar und keinen Cent mehr.
Professional gewinnt – aber achten Sie auf das Warum. Der Aufpreis vom Best Value zum Professional beträgt 19,17 Dollar, und bei 3 Cent pro Seite kauft dieser Betrag 639 Zusatzseiten. Beide Tarife kosten also exakt gleich viel bei 1.689 Seiten (1.050 enthalten plus 639 Überschreitung). Darunter fahren Sie den günstigeren Tarif und zahlen Aufpreis; darüber ist das größere Pauschalkontingent nicht nur billiger, sondern nimmt auch das Risiko einer Spitze heraus. Das ist die gesamte Entscheidungslogik bei Anbietern mit günstigem Aufpreis: Finden Sie die Seitenzahl, bei der der Tarifsprung so viel kostet wie Ihr aktueller Tarif plus Überschreitung, und wechseln Sie nur nach oben, wenn Ihr echtes Volumen diese Linie überschreitet.
Dieselbe Rechnung mit Nextiva ist konkurrenzfähig, aber nicht vorn: Professional (1.000 Seiten, 13,95 Dollar) plus 1.000 Zusatzseiten × 3 Cent ergibt 43,95 Dollar. Bei 2.000 Seiten schlägt MetroFax Professional mit pauschal 31,63 Dollar. Rutschen Sie auf 900 Seiten, gewinnt Nextiva Professional mit glatten 13,95 Dollar. Genau diese Kippmomente fängt unser Faxkosten-Rechner ab – tragen Sie Ihre echten Sende- und Empfangszahlen ein, dann sortiert er jeden Tarif nach Ihrem Volumen statt nach einer Werbezeile.
Wenn Compliance ins Spiel kommt – und was DSGVO davon betrifft
Sobald Patienten- oder Mandantendaten im Spiel sind, fallen die Preisführer weg. MetroFax bietet gar keinen BAA, und Nextivas HIPAA-Einrichtung braucht ein individuelles Angebot statt eines Häkchens. Doch bevor Sie über HIPAA nachdenken: Für Daten deutscher Bürger gilt die DSGVO, nicht das US-Gesundheitsrecht. Ein unterschriebener BAA ist ein amerikanisches Vertragskonstrukt – vor einer deutschen Aufsichtsbehörde zählt er nicht. Was Sie stattdessen brauchen, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag, belastbare Verschlüsselung und möglichst EU-Datenhaltung. Hier hat Fax.Plus mit ISO 27001, SOC 2 Type II und ausgewiesenen DSGVO-Unterlagen die beste Aufstellung, deutsche Nummer inklusive.
Wenn Sie dennoch hohes, HIPAA-konformes Volumen brauchen – etwa für den grenzüberschreitenden Datenaustausch mit US-Einrichtungen – erledigen das zwei Anbieter sauber. SRFax ist der Preisführer und skaliert am weitesten: Jeder Healthcare-Tarif enthält einen unterschriebenen BAA und pauschale 5 Cent Aufpreis. Standard Plus bringt 2.500 Seiten für 58,61 Dollar, Professional springt auf 5.000 Seiten für 117,22 Dollar, und die Staffel klettert bis 10.000 und sogar 20.000 Seiten. Documo kostet mehr, bündelt aber mehr: BAA in jedem Tarif, API ab der Business-Stufe, EHR-Anbindungen und OCR. Business bietet 2.500 Seiten für 125 Dollar, Enterprise 6.000 Seiten für 250 Dollar mit 50 Nutzern.
Bei gleichen 2.500 konformen Seiten ist SRFax (58,61 Dollar) weniger als halb so teuer wie Documo (125 Dollar). Der Stichentscheid ist nicht die Seitenzahl, sondern ob Sie brauchen, was Documo obendrauf legt. Wer nur Akten bewegt, kann gegen SRFax’ Rechnung schwer argumentieren. Wer programmatisch faxt, Patientendaten extrahiert oder Dutzende Plätze braucht, für den verdient Documo den Aufschlag. Die Compliance-Details führen wir im HIPAA-Fax-Preisguide vollständig aus.
Vergleich der größten Kontingente
| Anbieter | Größtes Kontingent | Preis (USD/Monat) | Aufpreis/Seite | Deutsche Nummer | BAA |
|---|---|---|---|---|---|
| MetroFax Professional | 3.000 Seiten | 31,63 $ | 3 Cent | Nein | Nein |
| Nextiva vFax Professional | 1.000 Seiten | 13,95 $ | 3 Cent | Nein | Angebot |
| SRFax Healthcare Professional | 5.000 Seiten | 117,22 $ | 5 Cent | Nein | Ja |
| Documo Enterprise | 6.000 Seiten | 250 $ | 7 Cent | Nein | Ja |
| Fax.Plus Business | 1.000 Seiten | 27,99 $ | 5 Cent | Ja | Nur Enterprise |
| CocoFax Business | 1.200 Seiten | 24,99 $ | 6 Cent | Ja | Selbst erklärt |
Lesen Sie die Tabelle von rechts nach links, wenn Ihre Anforderungen streng sind: Erst die deutsche Nummer, dann die Compliance, dann erst der Preis pro Seite. Die volle Gegenüberstellung aller zehn Anbieter finden Sie auf unserer Vergleichsseite und der Preisübersicht.
Stolperfallen
„Unlimited” schließt Werbefaxe fast immer aus. Die Fair-Use-Bedingungen verbieten Massenaussendungen, manche Tarife begrenzen die Seiten pro einzelner Übertragung. In Deutschland ist unverlangte Faxwerbung zudem wettbewerbsrechtlich riskant. Echter Massenversand – Tausende ausgehende Seiten am Tag – gehört auf eine getaktete Fax-API mit Volumenpreis, nicht auf ein Pauschalabo.
Eine „Seite” ist eine Abrechnungseinheit, kein Blatt Papier. Die Anbieter messen grob nach Übertragungszeit, also können dichte Scans und Feinmodus-Faxe als mehr als eine Seite zählen. Scannen Sie mit 200 DPI im Standardmodus, wird ein sauberes Dokument nahe seiner echten Länge abgerechnet; jagen Sie ein fotolastiges PDF durch, leert sich das Kontingent schneller, als die Seitenzahl vermuten lässt.
Achten Sie auf getrennte Sende- und Empfangskontingente. Tarife mit gemeinsamem Topf (MetroFax, Nextiva, SRFax) lassen gesendete und empfangene Seiten aus einem Kontingent laufen – genau das wollen Sie. MyFax trennt sie: Der Power-User-Tarif bietet 600 Sende- und 600 Empfangsseiten als getrennte Kontingente, und ungenutzte Empfangsseiten decken niemals zusätzliche gesendete ab. Schlimmer noch: eingehende Werbefaxe knabbern an Ihrer Empfangsseite. Zwei Tarife mit derselben Schlagzeilenzahl sind nicht derselbe Tarif, wenn einer bündelt und der andere nicht.
Selbst erklärt ist nicht unterschrieben. CocoFax bezeichnet sich als HIPAA- und DSGVO-konform, bietet aber keinen unterschriebenen BAA – und für regulierte Daten zählt genau das Papier, nicht die Werbeaussage. Für Patientendaten sind SRFax, Documo oder iFax die belastbaren Namen.
Fazit
Hören Sie auf, nach dem Wort zu suchen. Für hohes Volumen ohne Compliance-Bedarf ist MetroFax Professional – 3.000 Seiten für 31,63 Dollar mit pauschalen 3 Cent Aufpreis – so nah an „unbegrenzt”, wie es die meisten Büros je brauchen; Nextiva vFax gewinnt die unteren Stufen beim Preis. Brauchen Sie einen BAA, liefert SRFax konformes Volumen zum kleinsten Preis und skaliert bis 20.000 Seiten; zu Documo greifen Sie nur, wenn Sie dessen API, Integrationen oder Nutzerzahl brauchen. Und wenn eine deutsche Ortsnummer Pflicht ist, führt der Weg an Fax.Plus oder CocoFax kaum vorbei – zum Preis eines kleineren Kontingents.
Die eine Zahl, die alles entscheidet, ist Ihr echtes monatliches Seitenvolumen, aufgeteilt in Senden und Empfangen. Schätzen Sie zu hoch, zahlen Sie für Kapazität, die Sie nie anfassen; schätzen Sie zu niedrig, fressen Sie Aufpreis oder rennen mitten im Monat gegen eine harte Grenze. Zählen Sie ein, zwei repräsentative Monate durch oder schätzen Sie sie im Rechner, prüfen Sie den Sieger dann gegen das gesamte Feld auf der Vergleichsseite. Wenn Sie noch grundsätzlich überlegen, was Faxen kosten darf, sind unsere Aufschlüsselung Was kostet Online-Fax? und die Übersicht der günstigsten Anbieter die nächsten Stationen.