Die wichtigste Einsicht zum Online-Fax-Markt lautet: Es gibt keinen „günstigsten Faxdienst” an sich. Die Rangfolge dreht sich mit Ihrem Seitenaufkommen. Wer bei 25 Seiten im Monat vorne liegt, zählt bei 1.000 Seiten zu den teuersten, und der Preisbrecher fürs Massengeschäft verlangt für die drei Seiten eines Wenignutzers mehr als jeder andere. Günstig ist immer relativ zu Ihrer Volumenklasse.
Diese Seite läuft die gesamte Kurve ab — von ein paar Seiten im Jahr bis zu 3.000 im Monat — und zwar mit den echten Jahresabo-Preisen der zehn Anbieter, die wir führen. Ein Hinweis vorweg, der sich durch alles zieht: Die Beträge stehen in US-Dollar, weil sämtliche Dienste international in Dollar abrechnen. Rechnen Sie beim Vergleich mit Ihrer Hausbank grob den Tageskurs dazu.
Für deutsche Leser kommt eine zweite Frage vor den Preis: Brauchen Sie eine deutsche Faxnummer? Behörden, Amtsgerichte, Steuerberater und viele Arztpraxen erwarten hierzulande eine Ortsnummer, und genau die vergeben nur zwei der zehn Dienste — Fax.Plus und eFax. Die günstigsten Seitenpreise am Markt stammen ausgerechnet von Anbietern mit reinen US- und Kanada-Nummern. Wer also nur nach dem Cent-Preis schielt, landet leicht bei einem Tarif, den er in Deutschland gar nicht sinnvoll betreiben kann.
Wie Anbieter eine Seite wirklich bepreisen
Auf keiner Rechnung steht „0,02 Dollar pro Seite”. Sie kaufen ein monatliches Kontingent — 60 Seiten, 500 Seiten, 3.000 Seiten — und der wahre Seitenpreis ist der Tarifpreis geteilt durch die Seiten, die Sie tatsächlich verbrauchen. Schöpfen Sie das Kontingent aus, fällt der effektive Preis auf sein Minimum. Nutzen Sie die Hälfte, haben Sie ihn verdoppelt.
Daraus folgt der häufigste Kalkulationsfehler: der zu große Tarif. MetroFax Professional für 31,63 Dollar mit 3.000 Seiten sind sagenhafte 1,1 Cent pro Seite — aber nur, wenn Sie die 3.000 Seiten auch verschicken. Laufen bloß 400 durch, haben Sie fast 8 Cent je Seite bezahlt, für eine große Zahl, die Sie nie gebraucht haben. Bemessen Sie den Tarif an Ihrem realistischen Schnitt, nicht am geschäftigsten Monat, den Sie je hatten.
Die Volumenstufen im Überblick
Hier der jeweils günstigste seriöse Tarif pro Volumenklasse, mit Jahresabo-Preisen und einem gemeinsamen Topf aus Senden und Empfangen:
| Seiten pro Monat | Bester Tarif | Preis/Monat | Effektiv Cent/Seite |
|---|---|---|---|
| Bis 5 (Einzelfälle) | Dropbox Fax pro Fax | 0,99 $/Fax | — |
| Bis 60 | CocoFax Lite | 4,99 $ | ~8,3 Cent |
| Bis 200 | Fax.Plus Basic | 6,99 $ | ~3,5 Cent |
| Bis 500 | Nextiva vFax Essential | 7,95 $ | ~1,6 Cent |
| 500–550 | MetroFax Essential | 9,96 $ | ~1,8 Cent |
| 550–1.050 | MetroFax Best Value | 12,46 $ | ~1,2 Cent |
| 1.050–3.000 | MetroFax Professional | 31,63 $ | ~1,1 Cent |
Zwei Dinge gehören dazugesagt. CocoFax Lite ist der günstigste Weg überhaupt zu einer echten Empfangsnummer (in den USA oder Kanada) — aber die 60-Seiten-Decke ist schnell erreicht, und jede weitere Seite kostet happige 20 Cent. Zwischen 200 und 1.000 Seiten spielt sich der Kampf fast ausschließlich zwischen Nextiva vFax und MetroFax ab. Die beiden tauschen je nach exaktem Volumen die Führung, und beide berechnen pauschal 3 Cent pro Zusatzseite — das bewahrt eine schlechte Schätzung davor, zur schlechten Rechnung zu werden. Beide haben allerdings nur nordamerikanische Nummern. Das vollständige Raster finden Sie auf der Vergleichsseite.
Rechenbeispiel: 700 Seiten im Monat
Nehmen wir ein Versicherungsbüro, das kombiniert etwa 700 Seiten im Monat sendet und empfängt. Einen Tarif mit genau 700 Seiten verkauft niemand, also lautet die Frage: Welches Kontingent umspielt man am besten? So teuer wird derselbe Monat bei fünf plausiblen Optionen:
- MetroFax Best Value — 12,46 Dollar pauschal (1.050 Seiten, Luft nach oben). Sieger.
- Nextiva vFax Professional — 13,95 Dollar pauschal (1.000 Seiten).
- Nextiva vFax Essential — 7,95 Dollar + 200 Zusatzseiten zu 3 Cent = 13,95 Dollar.
- MetroFax Essential — 9,96 Dollar + 150 Zusatzseiten zu 3 Cent = 14,46 Dollar.
- Fax.Plus Premium — 13,99 Dollar (500 Seiten) + 200 Seiten zu 7 Cent = 27,99 Dollar.
- eFax Business — 39,99 Dollar (500 Seiten) + 200 Seiten zu 7 Cent = 53,99 Dollar.
Die Spanne ist bemerkenswert: dieselben 700 Seiten, von 12,46 bis 53,99 Dollar. MetroFax Best Value gewinnt nicht, weil das Produkt glänzt — das Portal sieht ein Jahrzehnt alt aus — sondern weil seine 1.050-Seiten-Stufe knapp über dem Bürovolumen liegt und dabei wenig kostet. eFax verlangt hier über das Vierfache für exakt dieselben Seiten, der Aufpreis für Markennamen und HITRUST-Zertifizierung, die dieses Büro nicht braucht.
Und jetzt die deutsche Wendung: Sitzt dasselbe Büro in Deutschland und braucht eine deutsche Ortsnummer, fallen MetroFax und Nextiva vFax komplett aus dem Raster. Dann ist Fax.Plus Premium mit 27,99 Dollar plötzlich die günstigste Option, die überhaupt in Frage kommt — mehr als das Doppelte des reinen Preissiegers, nur wegen der Nummer. Klären Sie die Nummernfrage also, bevor Sie sich in Cent-Beträge verlieben.
Zusatzseiten: der vierte Preis
Grundpreis, Kontingent und Funktionen bekommen alle Aufmerksamkeit. Der Zusatzseiten-Preis ist die stille vierte Zahl, die knappe Fälle entscheidet. Liegen Sie zwischen zwei Stufen eines Anbieters, wählen Sie eigentlich zwischen Zusatzseiten auf dem kleineren Tarif und dem direkten Kauf des größeren.
Die Faustregel: Bei billigen Zusatzseiten (3 Cent) buchen Sie die Stufe unter Ihrem Schnitt und lassen die paar Überlaufseiten Pfennige kosten. Bei teuren Zusatzseiten (10 bis 20 Cent) buchen Sie die Stufe darüber und rühren die Zusatzseiten nie an. Bei 600 Seiten kostet MetroFax Essential (550 Seiten, 3 Cent) 9,96 Dollar plus 1,50 Dollar für die letzten fünfzig Seiten — günstiger als ein Upgrade. Dieselben 50 Überlaufseiten auf CocoFax Lite mit 20 Cent wären allein 10 Dollar Zusatzkosten, also würden Sie hier eher aufstocken.
iFax ist die Ausnahme, die die Regel bestätigt: Es berechnet gar keine Zusatzseiten. Das klingt großzügig, und planbare Rechnungen sind wirklich angenehm, doch es bedeutet, dass das Kontingent eine harte Obergrenze ist. Ein starker Monat kostet Sie keine paar Dollar extra, er erzwingt mitten im Zyklus ein Upgrade auf die nächste Stufe. Kennen Sie Ihre Decke, bevor Sie einen iFax-Tarif wählen.
Stolperfallen
Getrennte Sende- und Empfangskontingente. Die meisten Tarife bündeln die Seiten, ein paar trennen sie. MyFax Home Office (8,25 Dollar) gibt Ihnen 100 Sende- und 100 Empfangsseiten — und die beiden Töpfe helfen einander nie aus. Ist Ihr Verkehr schief verteilt (etwa 150 gesendet, 40 empfangen), zahlen Sie Zusatzseiten beim Senden, während Empfangsseiten ungenutzt verfallen. iFax Basic (12,49 Dollar) sendet sogar nur und hat gar keine Empfangsnummer — leicht zu übersehen.
Eingehender Spam zählt mit. Bei getrennten Kontingenten fressen eingehende Werbefaxe Ihre Empfangsseiten. Eine kleine Steuer, aber auf einem 100-Seiten-Topf summiert sie sich, und die günstigen Pooling-Anbieter haben das Problem schlicht nicht.
Seitenzählung ist nicht immer eins zu eins. Gemessen wird ungefähr pro Übertragungsminute, also kann ein dichter, hochauflösender Scan oder eine sehr lange Seite als zwei zählen. Deckblätter sind ebenfalls Seiten. Planen Sie etwas Puffer ein, statt auf die exakte Zahl zu kalkulieren.
Fehlgeschlagene Faxe. Nextiva vFax berechnet Faxe nicht, die nicht zugestellt werden — ein echter Vorteil, wenn Sie an launische Altgeräte senden. Gehen Sie davon aus, dass die meisten anderen den Versuch mitzählen, sofern sie nichts Gegenteiliges sagen.
Compliance kippt die ganze Tabelle. Übertragen Sie Gesundheitsdaten, sind die günstigen Volumentarife oben vom Tisch — MetroFax hat keine HIPAA-Option, und CocoFax’ Compliance-Aussagen sind Eigenerklärungen ohne unterschriebenen BAA. Ihr echter Boden wird dann SRFax Healthcare Basic (13,65 Dollar für 500 Seiten inklusive BAA) oder Documo Solo (25 Dollar für 300). Für deutsche Nutzer gilt zusätzlich: HIPAA ist US-Recht, rechtlich zählt hier die DSGVO. Prüfen Sie also Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenhaltung, nicht nur das Kürzel HIPAA. Wir schlüsseln das getrennt im HIPAA-Fax-Leitfaden auf.
Wann welcher Dienst
- Sie faxen ein paar Mal im Jahr. Lassen Sie das Abo. Das Pay-per-Fax von Dropbox Fax (0,99 Dollar bis 10 Seiten) ist der günstigste Einzelversand, den wir kennen.
- Leichte, stetige, nicht-regulierte Nutzung (unter ~200 Seiten). Fax.Plus Basic für 6,99 Dollar bringt eine saubere App und eine echte deutsche Nummer mit; CocoFax Lite für 4,99 Dollar ist noch günstiger, vergibt aber nur eine US- oder Kanada-Nummer — passt also nur, wenn keine deutsche Nummer nötig ist und 60 Seiten reichen.
- Echtes Bürovolumen ohne Compliance-Bedarf (200 bis 3.000 Seiten). Nextiva vFax gegen MetroFax, Punkt — passen Sie das Kontingent an Ihre Stufe an. Sobald aber eine deutsche Nummer Pflicht ist, führt der Weg zu Fax.Plus.
- Sie brauchen einen unterschriebenen BAA. SRFax für den besten Preis je konformer Seite; Documo, wenn Sie EHR-Integrationen und OCR direkt eingebaut wollen.
Für eine breitere Auswahl jenseits des reinen Preises lohnt unser Überblick der günstigsten Online-Faxdienste. Alle Tarife nebeneinander stehen auf der Preisübersicht.
Fazit
Der Seitenpreis ist ein bewegliches Ziel, und die ehrliche Antwort auf „Was ist am günstigsten” lautet „Kommt auf Ihr Volumen an”. Für die meisten Büros landet die Zahl zwischen 200 und 1.000 Seiten im Monat, und in dieser Spanne sind MetroFax und Nextiva vFax schlicht die beiden Namen, die zählen — rund 1,5 bis 2 Cent pro Seite gegen 3,5 bis 9,5 Cent der Premium-Marken für identische Seiten. Wenignutzer schauen bei CocoFax und Fax.Plus, wer Patientendaten anfasst, startet stattdessen bei SRFax. Für deutsche Nutzer schiebt sich die Nummernfrage aber oft vor den Cent-Preis: Braucht es eine deutsche Ortsnummer, bleiben nur Fax.Plus und eFax übrig, und die günstigsten Volumentarife fallen weg. Egal in welcher Stufe Sie landen — geben Sie Ihr echtes Senden-plus-Empfangen erst in den Faxkosten-Rechner ein, bevor Sie sich festlegen; genau in der Zusatzseiten-Rechnung stecken die Überraschungen. Wie sich all das zu echten Jahreskosten summiert, zeigt unser Blogbeitrag Was kostet Online-Fax wirklich.